De Quebble Professional systemen stroomlijnen dagelijks de inzet van 3.500 pedagogisch medewerkers bij Partou. Een slimme inzet van IT kan een kinderopvangorganisatie veel efficiëntie bieden. Maar hoe haal je zoveel mogelijk uit je systemen en hoe krijg je 130 Partou vestigingsmanagers op hetzelfde kennisniveau? Partou heeft drie experts in huis die zich Quebble Professional mogen noemen. Twee van hen aan het woord.

‘IT heeft ons vak sterk verbeterd’

Softwarebedrijf Pelosa heeft voor klanten die Quebble Professional gebruiken een training ontwikkeld die resulteert in het diploma ‘Quebble Professional’. Het doel is simpel: zorgen dat de gebruikers er prettig en probleemloos mee kunnen werken en er zoveel mogelijk voordelen uit halen. ‘Wat je vooral leert is hoe de verschillende onderdelen van Quebble met elkaar samenhangen’, vertelt informatiemanager Karin Koedooder. ‘Dus als een medewerker haar uren invoert, waar kan je dat als vestigingsmanager terugvinden in het systeem, van de verlofkaarten tot het managementportaal.’

Toets

Karin en haar collega, procesbeheerder Lisanne Verbeek, werken al zo lang met de Pelosa-systemen dat zij de training konden overslaan en alleen de toets hoefden te doen. Ze slaagden met vlag en wimpel. ‘Ik vond het nog best lastig’, aldus Lisanne. ‘Maar gelukkig hebben we slechts enkele foutjes gemaakt.’ De lokale experts geven hun kennis door aan collega’s. Lisanne geeft een voorbeeld. ‘Een vestigingsmanager wilde per dagdeel de Beroepskracht-Kindratio bekijken. Ze dacht dat dit in Quebble alleen per dag kon en haalde haar informatie heel omslachtig uit andere gegevens. Ik kon haar laten zien dat je de BKR in Quebble per uur of halfuur kunt inzien. Dat is superhandig om medewerkers heel efficiënt in te zetten.’

Intern expertiseteam

Partou is een grote kinderopvangorganisatie, waar dagelijks systemen voor kindplanning, inroostering en urenverantwoording van personeel worden gebruikt, met daaraan gekoppeld weer administratieve systemen zoals een salarisadministratie. Veel verschillende mensen binnen de organisatie gebruiken deze systemen om gegevens in te voeren en uit te lezen. Door een aantal collega’s te trainen tot expert ontstaat een intern expertiseteam dat de meeste vragen afvangt. ‘Medewerkers kunnen nu sneller en beter worden geholpen en wij kunnen als gelijkwaardige partner met Pelosa praten over het werken met de software. Je staat sterker in je schoenen als gebruiker’, aldus de Partou medewerkers.

Actueel

Bij Pelosa zitten de ontwikkelaars niet stil. De systemen worden continu verbeterd. Hoe houden de experts bij Partou in de praktijk hun kennis up-to-date? ‘Wij worden via e-mail van elke verandering op de hoogte gebracht. En we testen vaak ook mee, dus we zijn nauw betrokken bij veranderingen. Alles wat belangrijk is, geven we weer door aan onze vestigingsmanagers en medewerkers’, aldus Karin.
Slechts drie Quebble Professionals houden zo duizenden Partou-medewerkers op de hoogte, dat is knap indrukwekkend. ‘Dat geeft ook wel aan hoe gebruiksvriendelijk en logisch de systemen zijn. Elke nieuwe vestigingsmanager krijgt van ons een basistraining in de systemen. Daarnaast hebben we voor medewerkers handleidingen geschreven in Jip en Janneke taal. We informeren mensen verder via intranet, e-mail en telefonisch zodat iedereen hetzelfde kennisniveau heeft. We willen namelijk dat alle Partou-medewerkers op dezelfde manier en heel efficiënt met het systeem omgaan. In Quebble Professional kan je alle gegevens combineren: personeelsplanning, kindaantallen, gegevens voor de GGD, jaaruren en personeelskosten. Dat levert veel informatie op, daarom is het zo belangrijk dat iedereen het systeem optimaal gebruikt’, aldus Karin en Lisanne.

Teambonus

Partou vindt een goed gebruik van het systeem zo belangrijk dat zij het teambonus-systeem eraan heeft gekoppeld. Karin: ‘We belonen wie per kwartaal tijdig zijn urenadministratie inlevert. Zo stimuleren we een goed gebruik van het systeem.’
Lukt dit ook in de praktijk? ‘Een nieuwe vestigingsmanager is in het begin vooral bezig met “mijn planning moet voldoen aan de BKR-eisen”, maar na een tijdje zie je hen efficiëntie zoeken’, aldus Karin. ‘Wat ik ook een mooie functionaliteit vind, is dat je mensen niet alleen qua uren efficiënt kunt inzetten, maar ook inhoudelijk. Je voert daarvoor ook de zachte kwalificaties in. Stel iemand kan heel leuk voorlezen, dan kan je die tijdens de Kinderboekenweek inroosteren voor extra uren op andere locaties.’
Lisanne: ‘Je ziet ook dat er tussen vestigingen binnen een regio vaker mensen worden uitgewisseld. Een medewerker met overuren kan vrij nemen en een medewerker met min-uren of iemand die ergens boven-formatief staat, wordt dan op haar plek ingezet.’

Meerwaarde

Wat is de meerwaarde van meer inzicht in de systemen dankzij het Quebble Professional diploma? Lisanne: ‘Je kan sturen met informatie en je kunt op gelijk niveau sparren met de helpdesk van Pelosa. Kortom, je bent een sterkere partner.’
Karin: ‘Vroeger was je continu bezig om het wiel uit te vinden. Nu wisselen we via ons intranet een scala van pedagogische informatie uit, we zetten mensen goed in met roostersystemen waar ook medewerkers blij van worden en we hebben minder discussie met de GGD omdat alle gegevens transparant vastliggen. Dit alles maakt kinderopvang echt beter, zowel voor onze medewerkers als voor ouders en kinderen. En daar draait het natuurlijk om.’